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Hay que remitir un escrito para efectuar un trámite con una compaía de seguros? Por fax, claro. Esta tecnología se mantiene en algunas empresas como forma preferida de recepción y envío de documentos oficiales o que requieran firma, como los contratos. Durante décadas ha sido el método más veloz para gestionar impresos sin importar distancias, aunque hoy en día el correo electrónico le supera en prestaciones y rapidez. Sin embargo, ya no son necesarias las máquinas de fax para enviar faxes porque cualquier ordenador puede suplirlas. Además, se pueden contratar servicios que permiten manejar el fax desde el correo electrónico.

Fax desde el módem

Los sistemas operativos permiten enviar faxes con la única condición de que se posea un módem y esté conectado a la roseta telefónica. Actualmente, ya no resulta habitual que este aparato se incluya por defecto dentro de los ordenadores de sobremesa pero sí lo suelen llevar los portátiles.

De esta manera, el software que incorporan los sistemas operativos se encarga del envío y recepción de faxes y de lograr que el módem comunique los datos precisos para que en el otro lado de la línea la máquina lo interprete correctamente y convierta el mensaje otra vez en papel.

La ventaja de que el ordenador se trasforme en fax se encuentra en que no es necesario imprimir nada ni contar con un papel ya impreso como con el método convencional, sino que el documento se envía desde el PC. Así, se pueden mandar faxes a partir de lo escrito en un procesador de textos, en una hoja de cálculo, la impresión de una página web o un contrato, por poner unos ejemplos. Además, los contenidos recibidos se muestran en pantalla y el usuario puede seleccionar cuáles imprime posteriormente.

Por otra parte, si se dispone de un escáner, las posibilidades aumentan porque entonces el ordenador se puede usar de forma similar al fax, con la salvedad de que primero se debe guardar el documento como imagen y después iniciar el proceso de envío. Como la mayoría de los faxes sólo transmiten en blanco y negro, conviene convertir las imágenes a escala de grises para obtener mejor calidad. También se debe tener en cuenta que si se quieren adjuntar varios documentos distintos, lo más práctico es juntarlos en un solo envío para que sea más rápido mandarlo.

Para configurarlo, se debe entrar en la Consola de Fax, lo que se realiza desde “Todos los Programas”, en el menú Inicio. Esta consola debe estar encendida si se quieren recibir faxes. Para enviar documentos, lo más práctico consiste en utilizar el menú de impresión de cada programa, porque Windows crea automáticamente una impresora para facilitar la tarea.

En cada aplicación que genere documentos de texto se debe ir a dicho menú y seleccionar el fax en lugar de la impresora habitual. En ese momento, comienzan unas instrucciones que guían al usuario por todos los pasos necesarios. Desde emplear una hoja de presentación con un mensaje previo,
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hasta los destinatarios y los datos de contacto. En Windows Vista el proceso es similar, aunque la aplicación que maneja el fax se denomina “Fax y Escáner de Windows” y sólo se encuentra en las versiones “Business” y “Ultimate”.

En GNU Linux se cuenta para esta tarea con el programa de línea de comandos eFax. La interfaz gráfica más popular para utilizarlo es Efax Gtk, que ofrece la posibilidad de instalar un paquete que dota al sistema operativo de la capacidad de mandar y recibir faxes. Mac Os X, por su parte, integra esta tecnología en el menú de impresión de los programas.

Fax integrado con el correo electrónico

Además de la opción de enviar los faxes desde el sistema operativo, diversos servicios intermedian con esta tecnología, de forma que el usuario mande y reciba documentos a través del correo electrónico y que los destinatarios los lean en máquinas de fax.

Esta característica se suele complementar con un número de teléfono virtual, idéntico a los convencionales, pero que no precisa de una línea telefónica adicional. De esta manera, se ahorran costes como el de la propia máquina, el tóner, las hojas y la cuota mensual de la línea y, además, se gana agilidad porque se pasa a usarlo de forma similar al correo electrónico. Por sus características, esta opción concuerda mejor con profesionales o pymes que suelan recibir faxes. Además, estos servicios registran y almacenan los faxes recibidos y enviados, lo que permite un control mayor. En cambio, para recibir faxes sólo se debe proporcionar el número virtual y estos llegarán al correo electrónico.

Estos servicios ofrecen además la posibilidad de personalizar la careta de presentación y el encabezado de las hojas enviadas y suelen remitir el mensaje en un adjunto en PDF o en el formato de imagen TIFF. Por otro lado, resulta habitual que ofrezcan también la posibilidad de enviar faxes desde su propia web.

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